В оптовой компании с оборотом 1,4 миллиарда в год я попросил показать дебиторку. Около трех миллионов висели у клиентов. Я спросил, кто отвечает за то, чтобы эти деньги вернулись. Никто.
Если у вас выручка есть, а денег на счете все время не хватает, посмотрите, сколько вам должны клиенты. Часто деньги никуда не делись и лежат у тех, кому вы уже отгрузили товар. В этой компании за несколько месяцев долги клиентов упали с 3-4% месячного оборота до 0,1%. Расскажу, почему они копились, хотя сроки оплаты были прописаны в каждом договоре, и что пришлось поменять.
Как было раньше
Учет вели в 1С, CRM не было, отчеты собирали в таблицах. Дебиторку смотрели раз в месяц, в конце месяца. Если спросить менеджера, почему клиент до сих пор не заплатил, ответ был примерно такой: мы им только отгрузили, у них еще не прошел срок отсрочки.
За возврат денег при этом никто не отвечал. В обычные месяцы клиенты были должны 3-4% месячного оборота, в пиковые до 8%.
Кто теперь отвечает за долги
Ответственным за каждый долг стал менеджер, за которым закреплен клиент. Логика простая: ты получаешь с этого клиента бонусы, значит, и деньги с него собираешь ты.
Проверять стали каждый день. В ежедневный отчет добавили отдельные показатели, и каждый менеджер отчитывался, сколько клиентов прозвонил, сколько денег собрал и сколько долга за ним осталось. Обычную дебиторку и просроченную считали отдельно.
С клиентами тоже договорились по-другому. Если клиент не платил в срок, ему останавливали отгрузки. Со всеми переподписали договоры и добавили пункт: за нарушение сроков оплаты скидка снижается, и вернуть ее можно только через время. Сначала через месяц, при повторном нарушении через три, потом через полгода. Клиенту становилось понятно, что тянуть с оплатой невыгодно.
Почему менеджеры были против
Сначала менеджеры не понимали, зачем все это: "Да ну, зачем. Клиенты и так платят, у них же в договоре все прописано". Настоящая причина была в мотивации. Премию платили с отгрузки: отгрузил товар, закрыл сделку, получил свое. Когда клиент заплатит, менеджеру было уже не так важно. Я-то свои деньги получил.
Поэтому премию стали платить только после того, как деньги клиента пришли на счет. Менеджеры, конечно, возмущались, кто-то даже грозился уйти. Чтобы старые долги не повисли, дали переходный период на пару месяцев. За это время менеджеры собрали дебиторку и вышли на новый ритм. Зарабатывать они стали столько же, только теперь премия зависела от оплаты.
Что получилось
Дебиторка упала с трех миллионов примерно до ста двадцати тысяч. Она колеблется, но при обороте больше 100 миллионов в месяц это около 0,1%.
Собственник отнесся к этому спокойно, сказал что-то вроде "о, здорово, что собрали". Он не знал, что эти три миллиона вообще были: дебиторку в компании просто не считали.
Как проверить у себя
Выгрузите дебиторку и напротив каждого долга напишите, кто отвечает за его возврат. Потом посмотрите, за что вы платите премию продавцам: за отгрузку или за деньги на счете. Если ответственных нет, а премия идет с отгрузки, долги будут копиться, сколько бы раз вы их ни собирали.
Если посмотрели и не понимаете, что с этим делать, приходите на бесплатную встречу. За полчаса посмотрю ваши цифры и скажу, что чинить первым.
30 минут, без обязательств. Отвечаю лично в течение рабочего дня.